Categorías

Cómo organizar eventos, llenarlos de influencers y vender más de 500 entradas

50 ideas geniales y probadas para ganar dinero mientras viajas

Descarga la guía gratuita para vivir viajando

Tabla de contenidos

Este es un post invitado de Nicolás Germen, creador de Nomades Digitales


 

Cuando alguien me pregunta a qué me dedico, suelo responder que soy diseñador web. Creo que es una respuesta automática ya que trabajé varios años en ese rubro, pero la verdad es que hace mucho tiempo que no me dedico  al diseño.

¿A qué me dedico? Realmente no lo sé.

Estudié publicidad, diseño web y marketing digital, así que nunca me imaginé que unos años después de todo esto me convertiría en un organizador de eventos y conferencias.

Mi nombre es Nicolás y nací en un pueblo no muy lejos de la capital por lo que no soy ni muy del campo ni muy de la ciudad. Creo que este mix lo he plasmado en parte de mi carrera porque me encanta vivir un tiempo en cada lugar.

También me gusta cambiar de proyectos, así que puede que un día esté lanzando una tienda virtual y unos meses después  me encuentre organizando una conferencia.

¿Cómo me convertí en un experto en la organización de eventos? Es una historia larga de explicar.

Pero viendo que Antonio me ha concedido la gran oportunidad de intervenir en su bonito blog con mi conocimiento, voy a explicar paso a paso todo lo que tienes que hacer para convertirte tú mismo en un “organizador de eventos profesional».

Sigo a Antonio casi desde el comienzo porque me encanta leer las crónicas de sus viajes por el mundo (echa un ojo a sus viajes por Grecia, Irlanda o Albania) y ya de paso, conocer todo tipo de estrategias de marketing digital.

Siempre estoy paseando por sus líneas buscando nuevas ideas, por lo que espero que este artículo sea mi grano de arena para su comunidad y que te sea útil.

No siempre fui un organizador de eventos profesional. Como ya te comenté, para el resto de los mortales soy un diseñador web.

 

Mi historia: cómo empecé a organizar eventos

Me gradué como diseñador multimedia en la ciudad de Torino y luego conseguí trabajo en una agencia de publicidad en la misma ciudad. Fue un trabajo divertido y la verdad es que me encanta Italia. Pero cuando un amigo me dijo que tenía todo listo para lanzar un evento en Ibiza y que quería que me encargase del diseño, no dudé en subir al primer avión rumbo a la isla blanca.

Esa fue mi primera experiencia organizando un evento. 

Se trataba de una fiesta en Ibiza con bailarines, DJ y todo tipo de artistas. El punto es que  cuando llegué a la casa de mi amigo, este solo tenía un logo de la fiesta y una breve presentación del contenido.

Como te puedes imaginar fue una gran desilusión. Sobre todo porque había renunciado a un buen trabajo. Pero si el universo me puso en esa situación fue porque quería que aprendiese algo nuevo. Así que acepté el desafío y me puse a trabajar para que ese logo se convirtiese en una fiesta de verdad.

Y te debo confesar  que fue una experiencia increíble. Aprendí muchísimo de eventos y de organización. Me entretiene crear un evento de la nada, armar los equipos, diseñar las gráficas y realizar la promoción.

El lanzamiento de nuestra fiesta fue un éxito y no creo que deba aclarar que pasé un verano de puta madre.

Desde ese día siempre he estado involucrado en la organización de todo tipo de eventos, pero si me preguntas a qué me dedico… Siempre te diré que soy diseñador web.

Bien, llegó el momento de hablar de todo lo que hace falta para que tu también te conviertas en un gran organizador de eventos, conferencias, fiestas o lo que quieras.

En este momento me encuentro a un día de lanzar en Buenos Aires la primera conferencia de Nómadas Digitales. Fue un trabajo duro de organización y promoción pero creo que es un evento increíble para todos los que quieran aprender a ganar dinero con un proyecto en Internet.

Esta conferencia viene viajando por todo el mundo y la verdad es que tuve que trabajar muy duro para lograr lanzarla en Buenos Aires. Esta comunidad no es tan conocida de este lado.

La realidad es que organizar un evento requiere de mucho esfuerzo y concentración. Creo que muy pocas personas consiguen generar dinero de ellos. Sin embargo, lo bueno es que hay muy pocos.

Si tu conferencia es de calidad, te aseguro que te posicionarás rápidamente en tu nicho y conseguirás muchos contactos.

 

organizar eventos
Cómo organizar eventos: imagen del DNX de Berlin.

 

Cómo planificar, promocionar y organizar un evento en 6 fases

Para empezar me gustaría nombrar los 3 puntos fundamentales que no pueden faltar en tu evento.

Si tu plan es hacer que todo salga perfecto y no perder dinero, deberías concentrarte cuento antes en resolver esta ecuación de 3 variables. Te presento las bases de todas las conferencias de este planeta:

  • Oradores.
  • Partners.
  • Localización.

Creo que tienes una conferencia completa en el momento en que resuelves estos 3 puntos.

Los oradores son el alma de la fiesta, así que tienes que encontrar expertos que alegren la conferencia. Además, para empezar con el pie derecho deberás de conseguir un patrocinador o sponsor que financie tu evento porque tendrás muchos gastos desde el comienzo.

Lo mejor que puedes hacer es conseguir varios partners interesados para que estés 100% cubierto. Si no a la mitad de camino tendrás que renunciar al evento por falta de dinero.

Click para twittear:

Jamás lances un evento sin cubrir la mayoría de los costos con tus partners

Y para cerrar esta santa trinidad, tienes que conseguir un lindo espacio, con buen acceso, varias salas y todo tipo de sectores.

Para lanzar el DNX Buenos Aires reservamos un espacio llamado Ciudad Cultural Konex. DNX es una conferencia alemana y la idea era encontrar una localización con una estética bien industrial. Creo que di en la tecla.

 

organizacion de eventos
Cómo organizar eventos: localización del DNX Buenos Aires.

 

Puedes conseguir un sitio gratuito o un precio económico, lo importante es que tu evento no se asemeje al Krusty Camp. El sitio debe impactar de verdad a los asistentes.

Si tienes muy buenos oradores, partners increíbles y una buena localización, entonces ya puedes comenzar con la planificación.

 

Cómo dar tus primeros pasos con el evento

Para empezar debes tener una muy buena presentación donde expliques de qué trata tu conferencia. Así que lo mejor que puedes hacer es conseguir un diseñador que se encargue de la estética de la fiesta. Lo ideal es diseñar un kit gráfico que te haga sentir como un profesional. Fíjate en lo siguiente:

  • Tu presentación para partners contará con ponentes y espacios sugeridos.
  • La presentación para oradores contará con partners y espacios sugeridos.
  • La presentación para el espacio ya te la imaginas. : )

Como te dije, en Ibiza solo teníamos un logo y logramos montar una fiesta con más de 1.000 personas en un hotel de lujo con DJ internacionales y más de 20 bailarines. Tienes que currarte un texto que persuada a cualquier persona que lo lea, así que habla con algún redactor que te eche una mano.

Otra muy buena idea es buscar eventos en otros países y ver la posibilidad de ponerte en contacto con los directores o fundadores de la marca. Hay muchos eventos que buscan expansión y quizás tu puedas lograr que su marca se vea linda en otras partes del mundo.

Antes de empezar a contactar con los 3 pilares de los eventos, te recomiendo que además de la presentación tengas preparadas unas tarjetas con tu teléfono. Y si es posible, un sitio web o, al menos, una página de Facebook.

 

Cómo conseguir una localización

¿Cómo se encuentra un espacio atractivo y que combine con el evento? Un buen comienzo puede ser buscar en Google o incluso en la página de Meetups y ver qué localizaciones utilizan las comunidades para lanzar sus reuniones.

Haz una lista en excel con todos los espacios que te parezcan interesantes y súmalo a todos los datos de contactos que encuentres en la web.

Luego realiza una buena selección y escribe por correo contando tu idea (no te olvides de adjuntar la presentación en PDF). Lo ideal es que escribas una plantilla para que luego solo tengas que copiar y pegar.

Los responsables de las localizaciones no tienen mucho que pensar, si les gusta la idea te responderán. Y si les parece muy interesante, quizás te hagan una buena propuesta como ofrecerte un contrato con una comisión por la venta de entradas. En pocas palabras, se asocian contigo.

Click para twittear:

El local hasta se puede asociar contigo y ofrecerte un contrato

 

Cómo conseguir los mejores oradores y convencerlos de que se sumen a tu evento

Lograr hacerte amigo de los ponentes para que se sumen a tu evento es, en pocas palabras, una maratón. Ya sea para organizar un evento, hacer crecer tu negocio o buscar un mentor, deberás aprender a generar conexiones de cero. Y esto requiere del trabajo de una hormiga.

Pero te voy a contar algo que no muchos saben: la mayoría de los influencers responden sus emails. Pero ya te puedes imaginar la respuesta que recibirás si esta persona no tiene ni la menor idea de quién eres o qué haces de tu vida.

La realidad es que cuanto más reconocido sea un orador más esfuerzo tendrás que hacer para ponerte en contacto con él.  Puedes que tengas que pasar varias barreras de por medio, pero si quieres tener una conferencia concurrida tendrás que conseguir expertos de alto nivel.

Me gustaría contarte algunos secretos para que siempre obtengas una respuesta positiva, pero no te prometo que todas sean un «sí».

Gracias a estos simples pasos he logrado logré organizar un evento con más de 30 oradores. Aquí puedes ver el programa del DNX en Buenos Aires. Brutal, ¿verdad?

 

empresa eventos

 

Calculo que muchos pensarán que esto es difícil pero te soy 100% honesto, para lograr un line up brutal solo tienes que seguir los 3 pasos que siguen.

 

Primer paso: utiliza tu red de contactos

Lo primero que debes hacer es utilizar tu red de contactos. Encuentra amigos en común ya sea por Facebook o Linkedin. Mientras más cercano al ponente sea tu contacto, más fácil será que hable contigo.

Nunca imaginé que el cofundador de “La Bioguía” tenía un primo muy amigo de mi hermano. En menos de 24 horas ya estábamos reunidos en su oficina. Luego, gracias a él, otros oradores también se sumaron a nuestra conferencia.

Los expertos suelen ser tíos muy majos y divertidos, sólo es cuestión de dar con el contacto indicado.

Click para twittear:

Los expertos suelen ser tíos muy majos y divertidos, sólo es cuestión de dar con el contacto indicado

 

Segundo paso: genera una introducción

La mejor que puedes hacer es crear una gran introducción. Esto te ayudará a empezar el contacto con mucha seguridad y será más fácil escribir ese primer email. Si no tienes a nadie que te presente no te aflijas. Hay muchas formas de generar una buena conexión.

Puedes participar en sus redes sociales o iniciar una conversación en su blog. También puedes escribir notas sobre su proyecto o incluso nombrarlo en un post. Esta puede ser una buena excusa para escribir un correo personal.

Si puedes sumar mucho valor a su comunidad o incluso hacer que esta crezca, tienes el partido ganado.

Click para twittear:

Gánate al experto en sus redes sociales o citándole en un post

 

Tercer paso: haz una propuesta que no pueda rechazar

Cuando invité a Antonio al DNX en Argentina, sabía que tenía muchas posibilidades de que me dijese que sí. Pero como no podía perder la oportunidad, no me confié y estuve unas cuantas horas redactando ese correo.

Un punto a favor era ya que conocía su proyecto y había comprado varios de sus productos. Incluso realicé su auditoría que fue fenomenal. Me ayudó muchísimo con mi blog y admiro de verdad su trabajo. Esto hizo muy fácil el escribir un texto que empatizase con él.

Invitar al resto de los ponentes me llevó mucho más tiempo ya que tuve que hacer un buena búsqueda. Debes analizar su contenido y leer cadenas de correos antes de contactar con cualquier persona. Es muy  importante que lo conozcas bien.

Y escribe cada correo de cero. Esta vez no existe la opción de copiar y pegar. Tienes que lograr persuadir a una persona que recibe muchas invitaciones. Si ve que tu texto es completamente genérico difícilmente te responderá.

Click para twittear:

Investiga a cada experto y mándale un email específico y personal

 

Cómo se consigue un partner para tu evento

Lo más probable es que no tengas una conferencia completa hasta que no consigas una lista de partners que puedan financiar el evento. Pero piensa que si un buen orador atrae a otros oradores, un buen partner también sigue la misma regla. Intenta convencer a los más grandes y el resto vendrán solos.  

¿Cómo se consiguen partners para un evento?

La respuesta correcta es: Linkedin.

Antes de enviar todo tipo de mensajes intenta tener el perfil de tu cuenta bien cargado de información, saca la imagen del año pasado y actualiza todos los datos. Si utilizas una red de profesionales intenta lucir como uno.

Bien, ¿listo para la acción?

Para que todo sea más fácil puedes acceder a una cuenta premium por un mes y aprovechar todas las ventajas y filtros de la plataforma.

  1. Haz una lista con las empresas que te interesan.
  2. Busca en el filtro la posición que estás buscando (puede ser marketing, imagen de marca o publicidad).
  3. Visita eventos pasados y revisa las marcas que participaron.

Incluso, no dudes en visitar a los que organizaron ese evento y pregúntales cómo contactaron con la empresa. Una vez que hayas dado con la persona correcta puedes agregarla a tu lista de conexiones. Y si tienes a alguien que te pueda conectar con ella mucho mejor.

Las empresas tienen un presupuesto asignado para eventos y siempre buscan sumarse a cualquier proyecto donde puedan llamar la atención. Redacta un mensaje como si en realidad tú estuvieses haciendo un favor a la empresa.

 

tipos de eventos

 

En esta etapa también vale crear una plantilla que luego copies y pegues. Lo importante es enviársela a todos los contactos que puedas y ver quienes están interesados. Con el texto debes lograr obtener su correo o concretar una entrevista para explicar el evento mejor.  

Incluso puedes crear una sección completa para partners. Lo bueno de enviarles a un enlace especial es que puedes instalar un píxel de Facebook y armar una campaña de retargeting.  

De esta forma, todos los partners que visiten tu sitio web encontrarán después tu anuncio por todos lados. El anuncio debería centrarse en que en poco tiempo se lanzará un gran evento.

Ten claro el público al que apuntas.

Esto es lo primero que observarán las empresas. Te aseguro que ellos tienen muy bien estudiado su público objetivo y cualquier dato extra que les brindes al respecto les interesará.

Después de obtener una respuesta, envía el super-PDF con toda la información e intenta coordinar una reunión por Skype (si es en persona mucho mejor). Te dejo el PDF que enviamos desde el DNX para que veas cómo lo diseñamos.

Todas las conferencias tienen distintos tipos de participaciones. Ofrece 3 opciones o categorías:

  1. Gold partner: figura en todos lados.
  2. Silver partner: solo está en el sitio web o en un costado o debajo de los Gold.
  3. Media Partner: una categoría para partners que solo quieren participar en la web.

Todas las empresas requieren facturación así que es muy importante que tengas una cuenta homologada. Antes de cerrar cualquier sponsor, ten la factura lista para enviar con el monto total y una cuenta de banco para recibir el pago de la participación.

¿Cómo sabes si tienes ya un evento?

Eso no lo decides tú sino los números.

 

Cómo es el cuadro de gastos de un evento

Quiero mostrarte cómo luce el cuadro de gastos a la hora de organizar un evento para que puedas sacar conclusiones de lo que puede llegar a pasar.

Lo importante es proyectar varios escenarios posibles porque un evento conlleva muchos gastos y horas de trabajo. Así que si estás dispuesto a embarcarte en un proyecto de este nivel te recomiendo analizar bien todos los riesgos posibles.

 

como organizar un evento

 

Es muy probable que vendas entradas si tienes todo bien pensado, pero ¿qué pasaría si en realidad no va nadie? ¿O si de repente no cubres los gastos y obtienes un saldo negativo?

Por eso te digo que es clave tener todos los gastos planeados por anticipado y la mayoría, si es posible, que estén cubiertos con la ayuda de los partners. 

Te aseguro que trabajarás con mucho menos estrés. Además, organizar un evento ya tiene una buena dosis de posibilidades aleatorias. Por eso te recomiendo que puedas financiar el proyecto antes de empezar. Así no tendrás que pensar mucho en el dinero. Y si en algún caso sales con cero, te llevarás gratis todo el aprendizaje obtenido.

También ten en cuenta que deberás armar reuniones y moverte más que nunca. Considera también los gastos viáticos (viajes, seguros, dietas, etc), combustible y cualquier extra que pueda acontecer durante la producción de evento.

No vaya a ser la cosa que te quedes sin dinero antes de lanzar tu evento.  

Si tienes los gastos cubiertos, una lista de oradores espectacular y una localización increíble, ya estás listo para dar el silbido inicial.

Click para twittear:

Ten todos los gastos planeados por anticipado, y si es posible, que estén cubiertos por los partners

 

Cómo promocionar un evento y no morir en el intento

Con los 3 pilares de la conferencia resuelta, digamos que ha llegado el momento de empezar. ¿Sabes que tienen los oradores, los partners y los responsables del local en común? Que los tres esperan que convoques a muchas personas.

No estoy seguro de cuánto tiempo puede llevarte planificar una conferencia, pero si estoy seguro que es el mismo tiempo que te llevará promocionarla.

Con varios organizadores coincidimos en que si quieres organizar un evento, deberás hacerlo con unos 6 meses de antelación por lo menos. De hecho, es muy común que los eventos vayan posponiendo las fechas hasta que tengan resueltos los 3 pilares principales.

Así que no pienses que la fecha de lanzamiento es inamovible o no te aflijas si tienes que suspender el evento por falta de tiempo. Te aseguro que varias conferencias de alto nivel como Campus Party o incluso Red innova suelen cambiar varias veces la fecha de lanzamiento.

Como te dije, esto se cocina a fuego lento y nadie te apura. Si no puedes tenerlo todo para la fecha que fijaste la cambias. Los partners están acostumbrados a estos cambios así que no te preocupes. Todos queremos que salga genial.

La diferencia entre un blog, un negocio y una conferencia es que la última tiene un principio, un comienzo y un final.

Y te aseguro que cerrar un evento exitoso es lo mejor que hay. Todos te saludan felices, los oradores hablan con muchas personas, los partners agradecen que estuviste tan atento y al final del día te sentirás genial.

Pero hasta que llegue ese día los nervios serán terribles. No te preocupes, como te digo. Todo tiene un final.

En el mismo momento en que escribo este artículo tengo todas las entradas del evento vendidas, los oradores están listos para dar una charla increíble y en un día recibiremos a unas 600 personas listas para aprender de negocios digitales.

O sea que estaré corriendo, pero en este momento estoy como en el ojo del huracán.

Click para twittear:

Promocionar un evento te lleva tanto tiempo como organizarlo

Ahora voy a entrar a describirte toda la estrategia que utilicé para lograr vender todas las entradas y lanzar el DNX en Buenos Aires. Si un blog busca ganar un combate por puntos, en una conferencia debes salir a buscar el KO.

En este post del blog de Antonio se dice que para promocionar tienes que pensar que estás lanzando una campaña política. El tiempo pasa rápido y cada mañana escuchas el timbre de tu alarma como si fuese la campanada que suena al inicio de un nuevo round. Lo más importante es perfeccionar tu estrategia y hacerla mucho más eficiente.

Por eso, es clave diseñar de forma correcta un embudo de ventas que pueda atraer a muchas personas interesadas y convertirlas en clientes rápidamente.

 

Cómo usar un embudo de ventas para promocionar un evento

Creo que fue una experiencia enriquecedora y será un placer poder explicarte cómo fue nuestro día a día. Diseñar un embudo de ventas requiere de tiempo pero como te dije, en este proyecto es justo lo que no tenemos.

Para conducir toda la estrategia decidí hablar con Fede Bongiorno, un nómade digital de 22 años. Fede fue clave para la estrategia y tenerlo en el equipo me dio confianza plena.

La verdad que es una persona divertida y talentosa. Se encargó de conducir el webinar, formular las preguntas para los entrevistados, redactar una serie de correos y de mantener los canales sociales al día con la información de los oradores, los artículos y las imágenes. Además, sus tips fueron claves para escalar rápidamente nuestra cantidad de seguidores.

Si quieres, puedes saludar a Fede en su blog. Es un crack en marketing digital y estoy seguro de que te puede dar muy buenas ideas para tu propio proyecto.

Como te dije, si quieres promocionar un evento debes acelerar todos los procesos del embudo. Para ello, te voy a contar varios trucos dignos de un growth hacker. Toda la estrategia la dividimos en 4 fases.

 

1. La activación en la gestión de un evento

Para poder hacer crecer nuestra audiencia no decidimos lanzar uno sino 3 lead magnets. Un lead magnet es un regalo que haces al usuario a cambio de que te deje sus datos. Por ejemplo, el de Antonio son «50 ideas probadas para ganar dinero mientras viajas».

La idea al inicio era atraer la mayor cantidad de personas interesadas en los oradores y la conferencia. Y viendo que teníamos verdaderos expertos en generar contenido, ¿por qué no aprovechar su conocimiento para crear algunos productos gratuitos?

Si vas a diseñar tu propio embudo de ventas, te recomiendo que empieces por la parte de activación. Obtener muchas visitas y no captar sus correos sería un desperdicio. Así que creamos varios productos y sus respectivas Landing Pages.

Click para twittear:

Aprovecha el conocimiento de los oradores para crear algunos productos gratuitos

 

Ebook con los tips de los oradores

eventos corporativos
Organizar eventos: Cuando gestiones un evento crea contenidos gratuitos con los oradores que sirvan de promoción.

Nuestro primer lead magnet fue un ebook que contaba con unas 50 páginas en donde los expertos del DNX daban 3 consejos para lanzar un negocio en Internet. Después de reunir los tips y dejarlo estéticamente atractivo, generamos unos 800 contactos en menos de 2 meses.
Además, el libro tenía una buena cantidad de páginas con CTA (llamadas a la acción) para que todos consiguiesen los tickets para la conferencia con un buen descuento.

 

Seminario gratuito online

gestion de eventos
Crear un webinar es fundamental a la hora de promocionar este tipo de eventos.

 

El segundo lead magnet consistió en entrevistar a los oradores de la conferencia para que nos explicasen todas las etapas de un embudo de ventas. Fueron 5 programas y en cada sesión repasamos cada una de las etapas de un funnel.

  1. Activación.
  2. Atracción.
  3. Retención.
  4. Revenue.
  5. Referidos.

Fueron 5 programas con emprendedores reconocidos como los cofundadores de Taringa, “La Bioguía” o el director internacional de Freelancer. Y por supuesto, cerramos el programa con Antonio G que es la estrella principal de nuestra conferencia.

Fue un muy buen producto porque generó unos 700 correos. Además, a diferencia del libro, esta lista tenía un porcentaje mucho más alto de apertura. Gracias a conocer “en persona” y a escuchar de primera mano lo que tenían para aportar los ponentes, la tasa de conversión de estos suscriptores fue mucho más alta.

 

Sorteo de entradas en comunidades

La última idea que tuvimos para lograr la activación de las visitas fue sortear entradas para el DNX en todo tipo de comunidades. Pero en lugar de regalar entradas, invitamos a las comunidades a enviar un formulario a sus seguidores. De esta forma, podíamos conseguir los correos de las personas interesadas en participar.

De todas las ideas esta fue la que menos contactos nos brindó. Quizás porque la organización de esta estrategia no dependía tanto de nuestro equipo o porque los correos que se enviaron desde las comunidades no pusieron mucho énfasis en mencionar el evento.

Una vez establecidos los lead magnets, sigamos con la siguiente fase de nuestro propio embudo.

 

2. La atracción en la organización de un evento

Una vez cerrada todas las ideas de activación y con todas las páginas de venta bien afiladas con imágenes, autoresponders y textos atractivos, nos volcamos a diseñar la estrategia de atracción.

Como el tiempo apremiaba decidimos probar una buena cantidad de canales para atraer la máxima cantidad de personas.

En nuestra estrategia de atracción utilizamos:

  • Meetups.
  • Instagram.
  • Facebook.

Además, dimos un enlace de afiliado a todos los oradores para que también pudieran promocionar el evento y generar ingresos para ambos. Los canales principales en esta etapa del funnel de venta fueron los siguientes.

 

Meetup de Nómades Digitales en Buenos Aires

Otro acierto de cara al DNX fue tener una comunidad ya establecida con más de 2.500 miembros.

trabajo organizacion eventos
Otro de nuestros grandes aciertos en la gestión del evento fue crear este meetup.

 

Se trata de un meetup donde organizamos encuentros mensuales con todo tipo de invitados y lanzamos capacitaciones para los que quieren empezar a viajar como nómades digitales. Lanzamos esta idea hace más de un año y fue el meetup que más creció en el 2016 dentro de la plataforma.

Lanzar un meetup es una buena forma de testear si existe un nicho interesado en el tema del evento que organizas.

Puedes crear esta plataforma sin necesidad de citar a las personas, mencionar un espacio o establecer una fecha.  Solo basta con crear el grupo y ver cuántas personas se suman.

Desde luego, si tienes la fecha de tu evento atraerás a muchas más personas. Así que no dudes en lanzar un encuentro, así podrás obtener feedback instantáneo con los asistentes.

Click para twittear:

Lanzar un meetup es una buena forma de testear si existe un nicho interesado en el tema del evento

Me gustaría contarte rápidamente algunos consejos para que tu mismo puedas hacer crecer tu propio meetup:

  • Envía mensajes a todas las personas que veas que se inscribieron hace poco a otros meetups parecidos. El secreto para que la plataforma no te vea como spam es mandar primero un mensaje que solo diga «Hola (nombre)». Luego, ya podrás continuar la conversación copiando y pegando cualquier texto sin que la plataforma detecte que es el mismo mensaje.
  • Puedes entrar  en contacto con otros organizadores y sugerir que envíen un mensaje a su comunidad promocionando tu meetup. Esto no es tan fácil pero vale la pena intentarlo. Recuerda el primer truco que te expliqué para enviar rápidamente muchos mensajes.
  • Si consigues buenos oradores puedes sugerirles que inviten a sus seguidores a participar del meetup.
  • El espacio debería de ser gratuito pero no tiene por qué ser un bar. Puedes hablar con empresas con mucho espacio. Es una promoción totalmente gratis para ellos y si te mueves de forma profesional lo más probable es que accedan a dejarte pasar.
  • Lanza un grupo de Facebook de la comunidad. De esta forma puedes generar muchos más diálogos entre tus seguidores y aprovechar el tráfico de Facebook para obtener nuevos miembros.
  • Siempre que organices un evento diseña un buen flyer y promociona el encuentro en todos los grupos de Facebook relacionados. No hagas spam. Redacta una linda introducción  y presenta tu evento con un mensaje genial.
  • El día del evento será mejor que tengas todo bien pensado. Muchos espacios tienen café. Si es así, intenta recibir a todos con café y bebidas frías. Sumarás puntos de entrada.
  • Y la bomba sería que tuvieses listo un pequeño catering. No todo el mundo se sienta a comer y menos en medio del networking. No te preocupes si te quedas corto con la comida.

Creo que con esta información deberías lograr organizar un evento y hacerlo crecer rápidamente. De todas formas, puedes ahorrarte todo este paso y comunicarte con los organizadores de otros encuentros. Un sponsor siempre viene bien y si puedes regalar entradas para sortear te lo agradecerán.

 

Instagram

Desde que Instagram fue adquirida por Facebook, muchas personas se han volcado en promocionar sus productos en esta plataforma. La verdad es que hay muy buena interacción y con algunas herramientas puedes obtener mucho rédito de esta red social.

Nuestro plan fue hacer 2 publicaciones. Eran imágenes, frases o pequeños vídeos relacionados con el lifestyle de los nómades digitales.

La forma más fácil que encontramos de hacer crecer este canal fue utilizar algunas aplicaciones que generan el seguimiento automático y los autolikes. Evitamos los mensajes programados ya que quedaban muy forzados y nunca coinciden con la situación. Pero con las 2 primeras funciones logramos superar los 1.000 seguidores en menos de un mes.

Otra aplicación que utilizamos fue Holr. Esta app es gratuita y se encarga de que cada persona que empiece a seguirte reciba un mensaje privado. De esta forma logramos captar a unas 300 personas porque en cada mensaje enviamos el enlace de descarga del libro gratuito.

Con estas 2 herramientas combinadas podrás amplificar cualquier comunidad.

 

Facebook

Para desarrollar este canal creamos una página y decidimos publicar 2 posts al día. Uno sería para motivar y el otro con información. El primero podía ser una frase, una imagen o un gif.

En cambio, el segundo era un artículo donde participaba un orador del evento. Y cada 2 días promocionábamos nuestro evento para el plan de branding.

La aplicaciones que utilizamos en este canal fue Sniply.

Esta app te permite reducir el enlace y sumar una CTA que aparece flotando en la pantalla de la persona que abra el enlace. Con esta llamada a la acción nos encargamos de que cualquier persona que abriese el enlace tendría en un costado el acceso a descargar el ebook del DNX.

 

como ser organizadora de eventos
Ejemplo de cómo se veía la CTA

 

Otra estrategia muy efectiva que utilizamos fue poner un poco de dinero a cada post en Facebook Ads. Pequeñas cantidades pero bien repartidas para que cada publicación tuviese una gran cantidad de likes. Después, invitábamos a los usuarios que interactuaban con nuestros posts a seguir la página.

De esta forma conseguimos una buena suma de seguidores en poco tiempo. Uno de los post que mejores resultados nos dio fue el vídeo que armamos con la conferencia.

 

que es un evento
Pantallazo del vídeo que subimos a Facebook.

 

En este caso la aplicación que usamos fue Hootsuite.

Este programa fue clave para programar todos los posts, aunque no soy partidario de automatizar y desaparecer por unos días. La verdad es que siempre estoy pendiente de los comentarios y monitorizando todas las interacciones. De paso, es bueno dar señales de vida a tus seguidores.

Por eso siempre estoy respondiendo los mensajes y manteniendo un diálogo fluido con las personas que escriben en nuestro muro.

Hasta el momento estuvimos hablando de la etapa de atracción. Todas nuestras acciones tenían como finalidad llamar la atención de los interesados en este tipo de eventos y obtener su correo. La parte de activación ya la hemos presentado asi que pasaremos a la etapa de retención.

 

3. La retención al organizar un evento

En esta sección debíamos ganarnos la confianza de las personas que se sumaron a nuestras listas de correo. Y para eso, no hay nada mejor que un webinar en vivo. La idea era que nos conociesen y mediante una serie de webinars logramos que además viesen la calidad de los oradores.

Todas las semanas lanzamos un encuentro online y esto nos ayudaba a mantener una comunicación constante con la audiencia sin tener que hablar del DNX todo el tiempo.

Durante 5 programas respondimos preguntas, presentamos a los oradores e invitamos a todos las personas a participar de la conferencia. Tuvimos muy buena repercusión, y además de retener, este seminario atrajo otras personas gracias a que comunicamos cada programa en distintos grupos de Facebook.

En concreto, el 4º programa fue un éxito. Fue con el cofundador de Taringa, «La Bioguía» y  el director internacional de Freelancer. Recuerdo que cerramos el programa y vendimos unas 40 entradas en menos de 2 horas.

Fue un gran acierto, así que te recomiendo que antes de lanzar cualquier evento hagas todo tipo de clases virtuales y charlas online.

 

4. La revenue en una conferencia

Esta es la sección en la que todos queremos ver triunfar. Si tu trabajo desde el comienzo estuvo bien es muy probable que en esta etapa tengas mucho éxito también.

Si en algún momento leíste el libro The One Thing podrás entender como funciona un embudo. Y si todavía no lo hiciste, te recomiendo conseguir ese libro porque explica muy claro de qué trata todo este proceso.

Cada etapa de un embudo debe tener un único objetivo. Si lanzas varios productos juntos confundirás a tu audiencia. Lo mejor es decidir cual es la acción individual que puedes llevar a cabo y que va a darte el mejor resultado. Debes elegir una y poner toda tu energía en ella.

Si divides tu fuerza tendrás menos impacto, así que intenta ir paso a paso. Concentra tus acciones en un objetivo. Como si fuera una línea con fichas de dominó haz que cada movimiento se alinee con el siguiente y que en cada impulso obtengas un resultado cada vez mayor.

¿Cuál es la mejor técnica para cerrar una venta?

Existen muchas estrategias y conozco personas que quizás sean mejor en esto. Vender en Internet conlleva años de experiencia, pero me gustaría contarte lo que hicimos para agotar las entradas del DNX.

 

La urgencia como disparador de la compra

Lo primero fue generar un descuento del 80% con una fecha límite.

Así, la última semana del descuento nos concentramos en crear una sensación de urgencia. La cuenta regresiva de días y lugares fue de gran ayuda para provocar el impulso de compra. A medida que nos íbamos acercando a la fecha era muy importante aprovechar la sensación de escasez a través del “faltan pocos días”, “quedan las últimas entradas” o “puedes aprovechar el descuento durante una semana”.

También, durante varios meses nos concentramos en aumentar el valor de la conferencia con todo tipo de productos. El objetivo era educar al público sobre los nómadas digitales para que viesen el valor del evento. Para ello hicimos entrevistas con todo tipo de emprendedores digitales.

Después decidimos comunicar de forma intensiva que era la última oportunidad para conseguir las entradas con descuento.

 

El remarketing

Otra estrategia que nos dio muy buen resultado en esta etapa fue el remarketing.

Facebook Ads fue la clave para comunicar a toda nuestra lista que era la última semana para adquirir entradas. Facebook te permite cargar tus listas de correos y generar un público similar mucho mayor. Era un gran momento para captar todavía más personas.

Google Display también permite lanzar campañas de remarketing, pero en esta categoría convierten mucho menos que Facebook. Pero estuvo bien para tener cubiertos todos los flancos.

 

Email marketing

Pero lo que más resultados nos dio en esta etapa fue preparar una buena serie de correos. Calculo que todos hemos pasado por un cierre de venta de un producto y vimos como nuestra bandeja de entrada se abarrotaba de correos diciendo «última semana», «últimos días», «últimas horas «, «últimos minutos»… «Se acabó».

Esta campaña fue clave para cerrar ventas. Y para ser honesto, no creo el incremento de emails genere rechazo. Durante 5 días enviamos unos 10 correos y solo se dieron de baja 2 personas.

Aunque esto también se debe a que creamos productos con mucho valor y que nuestra audiencia sabía que estábamos en plena campaña de cierre. Demostraron tener tolerancia a nuestro tsunami de emails.

Eso sí, si dices que la oferta se acaba en un día, no sigas durante 5 más estirando la oferta. Eso sí genera rechazo y mala predisposición.

 

¿Te gusta la organización de eventos?

Espero que te haya gustado la estrategia que utilizamos y que tengas suficiente información como para organizar eventos dentro de tu sector. Montar una buena estructura lleva tiempo pero vale la pena.

Estrategia, estrategia y estrategia. De eso se trata. Planificar el evento en todos estos aspectos es lo que te ayudará a atraer la mayor cantidad de gente.

¡Muchas gracias!

Fotografía: Business Team Brainstorming Workspace Concept / Concepto de espacio de trabajo y trabajo en equipo (Shutterstock).

Por Nicolás Germen

Nicolás Germen (Tato) estudió publicidad en la Fundación de Altos Estudios y Redacción Publicitaria en la Escuela de Creativos Publicitarios. Trabajó como redactor creativo para marcas como Penalty, Clarín, Unilever, Beldent antes de mudarse a Italia y graduarse como diseñador web. Además desarrolló sus estudios de marketing digital en Google Squared Londres y Hyper Island. Actualmente se desempeña freelance desarrollando branding y estrategias de marketing. Puedes leer más sobre él en su blog: nomadesdigitales.com

50 ideas geniales y probadas para ganar dinero mientras viajas

Descarga la guía gratuita para vivir viajando