[Contabilidad autónomos] Cómo controlar las cuentas de tu negocio aunque odies el papeleo y los números

Cada vez que oigo a alguien decir lo difícil que es crear un negocio en España, la cantidad de impuestos que hay que pagar o lo complicada que es la contabilidad para los autónomos… levanto una ceja de incredulidad y me pregunto si estamos viviendo en el mismo país.

Yo, que aprendo cómo trabajan los autónomos de otro países mientras viajo por el mundo, he descubierto que el sistema español no es mejor ni peor.

Tiene sus cosas buenas y sus cosas menos buenas, como cualquier otro sistema.

Lo importante es que conozcas bien cómo funciona antes de lanzarte a la aventura y llevarte sorpresas inesperadas.

Lo que está claro es que si pretendes ser autónomo sin tener gastos mínimos o llevar una mínima contabilidad, entonces creo que sería mejor para tu salud mental que buscaras un trabajo como asalariado y dejarás de leer este artículo.

Ser autónomo significa tener un negocio, con todo lo bueno y lo malo que eso conlleva.

Y de momento no conozco ningún negocio que no tenga que afrontar los costes inherentes a su actividad, incluyendo el pago de los correspondientes impuestos.

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Antes de seguir, me gustaría dejarte por aquí un vídeo exclusivo sobre Elusión Fiscal de Luis CryptoSpain.

Te va a describir con datos reales la cantidad de impuestos que pagas (casi sin darte cuenta) y por qué podemos afirmar que trabajas para el Estado aproximadamente 6-7 meses al año.

¿No te lo crees? Entra a ver este vídeo. 😉

Además, Luis te mostrará una oferta para acceder a su formación y aprender a pagar el mínimo de impuestos posible dentro de la ley.

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Por fortuna, Internet ha abaratado esos costes más que nunca. Ya no necesitas gastarte miles de euros en un local o en licencias de apertura para poder tener tu propio negocio online.

Emprender como autónomo nunca ha sido tan barato y sencillo. Y en este artículo te voy a contar cómo hacerlo al menor coste posible y de forma totalmente legal.

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Ser autónomo significa tener un negocio, con todo lo bueno y lo malo que eso conlleva

El objetivo de tu negocio es vender

Lo primero que tienes que hacer cuando abres un negocio es vender.

Olvídate de Hacienda, la Seguridad Social y papeleos varios…

Convencer a un desconocido de que saque su tarjeta de crédito de la cartera y que pague por tu producto o servicio es mucho más complicado de lo que piensas.

Y hasta que no logres hacer tu primera venta, no tienes negocio.

Y si no tienes negocio, ¿de qué sirve todo lo demás?

Así que céntrate exclusivamente en crear tu primer producto o servicio e intentar que alguien te lo compre.

Solo entonces, una vez que tu primer cliente te haya pagado, habrá llegado el momento de darle forma legal a tu negocio y poner los papeles en orden.

¿Qué debes hacer y saber para registrarse en Hacienda?

No importa si vendes ebooks, haces marketing de afiliación o generas ingresos de cualquier otra forma. Desde el preciso momento en el que hagas una venta, tendrás que estar dado de alta en Hacienda.

No hay excepciones.

Si obtienes ingresos con tu negocio, debes hacerlo legalmente y pagar impuestos como hacemos todos los demás. Internet no te hace especial.

Puedes darte de alta en Hacienda a través del modelo 036 en cualquier oficina de la Agencia Tributaria o por Internet. Es un procedimiento gratuito y muy sencillo.

De momento, olvídate de darte de alta en la Seguridad Social y empezar a pagar la cuota de autónomos. Más adelante te explicaré cuál es el momento exacto de hacerlo.

Lo mejor de todo es que Hacienda no va a cobrarte ninguna cuota mensual por estar dado de alta. Lo único que quiere es que factures tus ventas y cobres a tus clientes los correspondientes impuestos.

1.  Epígrafes

Cuando te des de alta en Hacienda vas a tener que especificar qué tipo de actividad económica llevas a cabo en tu negocio.

Cada actividad económica está representada por un número único llamado epígrafe.

Los epígrafes más comunes en los negocios de infoproductos o servicios digitales son los siguientes:

• Infoproductos (ebooks, cursos online, etc.) – Epígrafe 659.4: comercio al por menor de libros, periódicos, artículos de papelería y escritorio, y artículos de dibujo y bellas artes.
• Afiliación o publicidad – Epígrafe 751: profesionales de la Publicidad, relaciones públicas y similares.
• Cursos “no empaquetados” o eventos formativos – Epígrafe 826: personal docente de enseñanzas diversas.

Si realizas cualquier otra actividad (copywriter, diseñador, coach, etc.) y vendes tus servicios en Internet, lo mejor es que preguntes directamente en la Agencia Tributaria. Cuéntales cómo vas a ganar dinero y ellos te dirán en qué epígrafe concreto debes darte de alta.

Puedes estar dado de alta en cuantos epígrafes quieras y puedes cambiar de epígrafes tantas veces como haga falta. Es un procedimiento totalmente gratuito que básicamente ayuda a Hacienda a conocer qué tipo de negocio llevas a cabo.

2. Registro de Operadores Intracomunitarios

Si vas a hacer negocios con clientes o proveedores de otros países de la UE, entonces tienes que darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

Lo puedes hacer a través del mismo modelo 036 que te comenté antes. Cuando te des de alta en el ROI, Hacienda te asignará un número de operador intracomunitario (también conocido como VAT Number).

A partir de ese momento, tendrás que usar tu VAT Number en todas tus operaciones de compras y ventas dentro de la UE.

La gran ventaja de los operadores intracomunitarios es que están exentos de pagar IVA en todas sus transacciones dentro de la UE con otros operadores intracomunitarios que también tengan un VAT Number válido.

Es decir, si cobras comisiones del programa de afiliados de Amazon, no pagarás IVA porque Amazon es un operador intracomunitario.

Igualmente, si haces una factura a un cliente irlandés que tiene un VAT Number válido, tampoco tendrás que cobrarle IVA.

En todas las facturas exentas de impuestos por ser operaciones intracomunitarias, tendrá que aparecer el texto «VAT reverse charged», para que quede constancia del tipo de transacción realizada.

Para validar el VAT Number de cualquier empresa o profesional europeo, puedes utilizar el servicio VIES de la Comisión Europea.

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Los operadores intracomunitarios están exentos de pagar IVA cuando operan entre ellos

3. Tipo de negocio: sociedad VS autónomos

Una pregunta frecuente que tenemos todos cuando nos vamos a dar de alta en Hacienda, es si debemos hacerlo como sociedad o como trabajador autónomo.

Te adelanto que solo tiene sentido constituir una sociedad si se cumplen algunas de estas condiciones:

• Vas a montar un negocio con varios socios.
• Vas a tener deudas importantes y no quieres comprometer tu patrimonio personal (muy poco frecuente en negocios online).
• Tus beneficios anuales superan los 40.000 €.

Por lo general, yo siempre recomiendo empezar como autónomo. Toda la contabilidad y las declaraciones de impuestos son muchísimo más sencillas.

Llegado el caso, siempre podrás crear una sociedad más adelante.

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Sociedad VS autónomos: salvo casos excepcionales, siempre es más sencillo que seas autónomo

Cómo gestionar los ingresos de tu negocio

Desde el preciso instante en que te das de alta en Hacienda, tienes la obligación de llevar un control de todos tus ingresos.

Y cada vez que tengas un ingreso, tienes que hacer la correspondiente factura que lo justifique.

Sin excepción.

Da igual si tu cliente te la pide o no. Cada vez que vendes un producto o servicio, debes tener una factura que acredite cuándo se realizó, qué se vendió, y cuáles fueron los importes y los impuestos aplicados.

Como ves en la imagen anterior, en España una factura completa debe contener obligatoriamente los siguientes datos:

• Un número correlativo y único.
• La fecha de la transacción.
• El NIF, nombre completo y dirección fiscal del vendedor.
• El NIF, nombre completo y dirección fiscal del comprador.
• La descripción del servicio/producto y su importe.
• Los impuestos aplicados.
• El importe total a pagar.

Si tu cliente es residente en España y el importe final es inferior a 400€ (IVA incluido), entonces puedes reemplazar la factura completa por una factura simplificada, donde no hace falta poner los datos del comprador.

Esto puede resultarte muy útil si vendes por Internet a particulares en España, porque como no necesitas pedirle los datos a tus clientes, reduces la fricción durante el proceso de compra y aumentas la conversión.

Además de incluir todos los datos obligatorios, tus facturas deben cumplir dos reglas muy sencillas:

1. El número de la factura tiene que ser único a lo largo del año y no pueden existir saltos en la numeración. Es decir, no puedes pasar de la factura 0010 a la factura 0015.
2. La numeración también debe ser secuencial en el tiempo. Es decir, si el 7 de mayo emitiste la factura 0050, no puedes emitir una factura posterior con el número 0030.

Aparte de estas dos reglas, puedes hacer tus facturas como te dé la gana.

Puedes hacer tus facturas en papel o con una plantilla de Excel, pero si el negocio va bien, te recomiendo que uses un programa de facturación online que te permita automatizar toda la facturación y no cometer errores.

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La factura simplificada te ayuda a vender más porque no pides tantos datos al cliente

Cómo gestionar los gastos

Al igual que tienes ingresos, también tendrás gastos relacionados con tu negocio:

• El alojamiento de tu web.
• El dominio.
• Herramientas como Thrive Leads, SendOwl, Metricool…
• Los servicios de un diseñador.
• Tu nuevo ordenador.
• Etc.

Y también debes tener una factura completa para cada uno de tus gastos.

Fíjate bien que he escrito «factura completa», es decir, una factura con todos tus datos fiscales. No vale con un simple ticket o recibo, porque Hacienda no lo va a aceptar como gasto desgravable.

Y por supuesto, solo se permite desgravar los gastos relacionados directamente con tu negocio.

Así que olvídate de gastos personales como cenas fuera de casa, supermercado, etc. Tienes que justificar muy bien que cada uno de tus gastos está relacionado con tu negocio.

Es importante que lleves un control de todos los gastos asociados a tu negocio porque cada trimestre los restarás a tus ingresos para conocer tu beneficio real:

Beneficios = Ingresos – Gastos

Y he aquí lo importante: los impuestos que debes pagar siempre se calculan como un porcentaje sobre tus beneficios. Por lo tanto, cuanto más gastos desgravables tengas en tu negocio, menor será tu beneficio y menos impuestos tendrás que pagar.

Lo normal es que, cuando comienzas un negocio, tengas más gastos que ingresos y no pagues impuestos. No está mal, ¿verdad?

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Cuantos más gastos desgravables tengas en tu negocio, menor será tu beneficio y menos impuestos pagarás

¿Cuáles son los impuestos que tienes que pagar como autónomo?

Otra obligación que tienes al darte de alta en Hacienda es aplicar los correspondientes impuestos en todas tus facturas. Los dos impuestos más comunes que vas a aplicar en tus facturas son:

• El Impuesto de Valor Añadido (IVA).
• El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Veamos cada caso de forma concreta.

1. Cómo aplicar el IVA correcto

El IVA es un impuesto al consumo que pagamos todos a modo particular cuando adquirimos un producto o servicio.

Los trabajadores autónomos y las empresas son solo meros recaudadores de ese impuesto en nombre de Hacienda.

A menos que ofrezcas un producto exento de IVA, para saber qué tipo de IVA tienes que poner en tus facturas, necesitas responder a tres preguntas:

1. ¿Vendes un bien digital? Los bienes digitales son productos o servicios donde apenas hay interacción por tu parte para que tu cliente los compre y consuma. Están fuertemente automatizados y se distribuyen a través de Internet. Típicos casos de bienes digitales son los ebooks, los espacios de publicidad que vendes en tu blog, las comisiones de afiliado, el software, etc.
2. ¿Tu comprador es un autónomo/empresa o un particular? Los autónomos y empresas pueden pagar diferentes impuestos que los particulares, por eso es importante conocer este dato. A veces tendrás que preguntárselo a tu cliente, mientras que otras podrás deducirlo de algún dato extra que puedes pedir durante la compra. Por ejemplo, si tu cliente está en la UE y tiene un VAT Number, entonces es un negocio.
3. ¿En qué país está tu comprador? Debes tener al menos dos pruebas no contradictorias de la localización de tu comprador para saber qué tipo de impuesto debes cobrarle. Esas pruebas pueden ser su país de facturación, su dirección IP o el país de la tarjeta de crédito. En Quaderno, la aplicación de facturación automática del que soy fundador, recogemos hasta tres pruebas de localización de forma automática y las comparamos para determinar qué impuesto hay que aplicar en cada factura.

En cuanto tengas la respuesta a estas tres preguntas, solo tienes que hacer uso de la siguiente tabla para saber qué IVA debes aplicar:

Tipo de cliente	Bien digital	Bien no digital
Negocio o particular en España	21%	21%
Particular en la UE	IVA de su país	21%
Negocio en la UE	0%	0%
Negocio o particular fuera de la UE	0%	0%

Aquí tengo que hacer una anotación importante.

A efectos fiscales, Canarias, Ceuta y Melilla está fuera de la zona IVA. Eso significa que si haces una factura un residente de esas regiones, tus facturas van sin IVA.

2. Cuándo aplicar IRPF

Otro impuesto que puede aparecer en tus facturas es el IRPF, también conocido como retenciones.

Las retenciones son un simple adelanto del Impuesto de la Renta que debes pagar cada vez que emites una factura.

En vez de abonarte ese dinero, tu cliente lo ingresará directamente a Hacienda. Solo tienes que aplicar retenciones de IRPF cuando se cumplan dos condiciones:

1. Estás facturando un servicio relacionado con una actividad identificada con un epígrafe profesional (lo puedes preguntar directamente en Hacienda cuando te des de alta).
2. Tu cliente es un profesional o empresa residente en España.

Actualmente, en España la retención es del –15% (–7% durante el año en que empezaste tu negocio y los dos siguientes).

 

3. Cómo declarar los impuestos

Como te dije anteriormente, el IVA que incluyes en tus facturas lo debes transferir trimestralmente a Hacienda mediante las declaraciones de impuestos.

Los modelos que debes presentar entre el 1 y el  20 de los meses de enero, abril, julio y octubre son los siguientes:

• Modelo 303 de IVA.
• Modelo 420 de IGIC (solo si eres residente en Canarias).
• Modelo 368 de IVA digital (solo si vendes productos digitales a otros países de la UE).
• Modelo 130 de IRPF (si más del 30% de tus facturas no tienen retenciones).

En el mes de enero, además tendrás que presentar algunas declaraciones anuales:

• Modelo 347 de operaciones con terceros.
• Modelo 349 de operaciones intracomunitarias.
• Modelo 390 de IVA.
• Modelo 425 de IGIC (solo si estás radicado en Canarias).

Y en mayo tendrás que presentar la declaración de la Renta, como cualquier hijo de vecino, seas autónomo o asalariado.

Cómo registrarse en la Seguridad Social

Seguro que a estas alturas ya te preguntarás, ¿y qué pasa con la famosa cuota mensual fija que tengo que pagar como autónomo?

Pues la realidad es que no tienes que preocuparte por eso hasta que no tengas unos ingresos habituales.

Tal cual lo lees. Ese gasto fijo que muchos critican sobre el sistema de autónomos en España, no existe como tal mientras arrancas tu negocio.

Existe una sentencia del Tribunal Supremo en la que se establece que no es necesario darse de alta como autónomo si tus ingresos anuales son inferiores al Salario Mínimo Interprofesional (707,70€ mensuales).

Aunque esta sentencia marca jurisprudencia, no existe ninguna norma específica al respecto en la Seguridad Social.

Eso quiere decir que queda en manos de la propia Seguridad Social la interpretación de la norma y el establecimiento de sanciones. Y aunque hay cierta manga ancha al respecto, yo solo te recomiendo facturar sin estar dado de alta como autónomo durante los inicios de tu negocio.

Si acabas de empezar y apenas generas ingresos, no es necesario que te des de alta en la Seguridad Social. Pero en cuanto empieces a tener ingresos todos los meses (ojalá), te recomiendo darte de alta y pagar tu cuota mensual.

Darse de alta en la Seguridad Social es un procedimiento gratuito. Solo tienes que presentar el modelo TA.0521 en cualquier oficina de la Seguridad Social.

Lo único que debes tener presente es que no deben pasar más de 30 días entre tus altas en Hacienda y la Seguridad Social. Si eso ocurre, entonces debes hacer lo siguiente:

1. Te das de baja en Hacienda (modelo 036).
2. Esperas un par de días.
3. Vuelves a darte de alta en Hacienda (modelo 036).
4. Por fin te das de alta en la Seguridad Social (modelo TA.0521).

Además, como cualquier otro gasto de tu negocio, todas las cuotas a la Seguridad Social son desgravables y reducen tus impuestos.

Sinceramente, ojalá llegues a ese punto donde tengas que darte de alta en la Seguridad Social. Eso significa que has validado tu negocio y que ya generas los ingresos suficientes para cotizar como cualquier otro trabajador.

La Tarifa plana de los autónomos

Esta ley surge para ayudar a los nuevos emprendedores a darse de alta y no tener que hacer frente así a la cuota íntegra cuando empiezas.

Tras muchas modificaciones, actualmente la ley está así.

Requisitos:

1. No haber estado de alta en autónomos los últimos 5 años.
2. No haber recibido otra bonificación como autónomo o que haya pasado, al menos, 5 años.
3. No ser administrador en una sociedad mercantil.

Ya no existe la distinción por edades.

Cuantía:

• Primeros 6 meses: los famosos 50€.
• Del mes 7 al 12: pasas a pagar 137,97€.
• Del mes 13 al 18: aquí ya son 192,79€.

Habrá que ver cuáles son los cambios reales que introducen en la nueva ley de autónomos que se espera que se apruebe a finales de este año; pero en teoría, las condiciones van a mejorar. Por ejemplo, se dice que se alargará a un año entero el primer periodo de 50€.

Esperemos que sí.

Empleados por cuenta ajena y funcionarios

Si eres empleado por cuenta ajena y quieres lanzar tu propio negocio, también tendrás que darte de alta en Hacienda obligatoriamente.

Mientras tus ingresos por esta actividad «secundaria» estén por debajo del Salario Mínimo Interprofesional, es bastante probable que la Seguridad Social no diga nada (pero recuerda que no hay norma al respecto).

Pero en cuanto tus ingresos superen el SMI, estarás en situación de pluriactividad y deberás cotizar a la Seguridad Social tanto por tu trabajo por cuenta ajena y tu negocio como autónomo.

Los nuevos autónomos en situación de pluriactividad tienen interesantes bonificaciones en sus cuotas mensuales de afiliación durante los primeros 36 meses.

Si eres funcionario, tendrás que pedir en tu departamento un permiso de compatibilidad expresa con tu nueva actividad y no podrás darte de alta como autónomo, ni empezar tu negocio, hasta que la compatibilidad te sea concedida.

Cuando tengas dicha compatibilidad, tendrás que darte de alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social, en igualdad de condiciones que el resto de autónomos.

Cómo empezar a vender con tu negocio sin trapicheos legales ni complicaciones tecnológicas

Como ya habrás comprobado, crear un negocio en España no es tan difícil. Actualmente puedes darte de alta en Hacienda y en la Seguridad Social a través de Internet en cuestión de minutos.

Solo pagarás impuestos por tus beneficios, nunca por tus pérdidas. Y el temido papeleo es mucho más sencillo de lo que te han contado.

Lo más importante es empezar a vender cuanto antes.

Pero ya no solo por el hecho de encontrar clientes, sino por dos grandes problemas.

1. Miedo: si no tienes derecho a la tarifa plana, pagar la cuota de autónomos de 267,03€ se torna para muchas personas en un imposible y renuncian a su idea de negocio.
2. Obstáculo tecnológico: montar un blog con WordPress, diseñar las páginas de venta y configurar todo el sistema de pago no es fácil y conlleva bastante tiempo. Y tampoco todo el mundo puede pagar a un diseñador o un especialista para que cree la plataforma.

Y en solucionar esto es en lo que verdaderamente te quiero ayudar.

La realidad es que para empezar a generar ingresos no necesitas pagar la cuota de autónomos o tener una web muy compleja.

Existe una forma de salvar esos 2 puntos.

¿Cómo?

El día 11 de septiembre a las 19:00 horas doy un webinar GRATUITO donde explico este método para vender sin preocuparte por cuestiones legales o tecnológicas.

Si lo que te frena para a emprender es alguno de estos dos puntos, solo tienes que apuntarte.

Pero importante…

Este webinar es único. No habrá más sesiones, no se mandará un replay, ni Antonio te va a contar nada en un email (le tengo amenazado).

Solo hay una forma de que te enteres de este sistema para empezar a vender ya… y es que te apuntes al webinar.

>> Nota importante para registrarte

La verdad es que el proceso para registrarse es un poco lioso, así que te aclaro cómo hacerlo por si tienes dudas.

1. Pincha aquí.
2. Pulsa en «Save spot«.
3. Pulsa en «New user» (si nunca te has registrado en crowdcast, sino te logueas en «returning user«).
4. Introduce tu email y una contraseña.
5. Pulsa «Sign Up«.
6. Ahora te saldrá una nueva ventana pidiéndote el nombre. Debes ponerlo porque si no, no te terminas de registrar.

Te dejo una imagen de este último paso.

Recuerda que si no pones tu nombre y das al botón de «Register«, no habrás finalizado el proceso.

Y eso es todo

Fotografía Shutterstock: negocios, estrés, concepto de papeleo.