[Megaguía sobre procesos de selección] Cómo delegar tareas para no terminar convirtiéndote en esclavo de tu proyecto

Este es un post invitado de Mamen Pérez, de colaboracionknowmada.com

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Aprender a delegar tareas de manera efectiva, salvará tu equilibrio

¡Hola, soy Mamen!

Hoy soy una agradecida autora invitada, pero me siento en casa. Si alguna vez te has pasado por la «trastienda» de Inteligencia Viajera, seguramente hayamos intercambiando algunas palabras a través del correo.

De febrero de 2016 a junio de 2017 he trabajado como asistente virtual para Antonio G. En todo este tiempo, ambos hemos aprendido muchísimo sobre cómo delegar tareas (y sobre muchas otras cosas más).

Esta megaguía es el resultado de un año y medio de aventura, a bordo de un proyecto que me ha hecho comprender desde primera fila, la importancia de delegar y crear equipos.

Por eso, en este post quiero explicarte, no solo cómo delegar tareas sino también mostrarte cómo hemos realizado el proceso de selección de candidatos para sustituirme.

Pero en el fondo, este post (con sus ideas prácticas y sus toques de mindset) es ante todo una manera de reivindicar las extraordinarias ventajas laborales y vitales de la colaboración y el trabajo en grupo.

Esta megaguía te será útil en cualquiera de las siguientes situaciones:

• Aún no puedes contar con un asistente virtual o equipo de colabores fijos, pero necesitas empezar a sentar las bases de un negocio delegando de manera efectiva.
• Ya estás decidido a delegar pero no sabes por dónde empezar o cómo buscar colaboradores.
• Vas a iniciar próximamente un proceso de selección de candidatos y estás a la búsqueda de inspiración.
• Quieres reinventarte como asistente virtual y te gustaría conocer a fondo ejemplos de procesos de selección como el de Inteligencia Viajera.
• Te cuesta delegar tareas y necesitas resetear tus creencias al respecto.

El acto de delegar, pese a que debería ser algo natural, es una de las creencias limitantes más comunes con las que me he encontrado. Si te sientes identificado, vamos a empezar ahora mismo a ponerle remedio.

Antes de avanzar, voy a dejarte una definición de delegar para que la leas y reflexiones unos minutos:

Delegar es liberar tu tiempo para dedicarte a aquellas tareas, a las que tú, decides conscientemente dedicarte.

Dedica ahora algunos minutos más, antes de seguir leyendo, a visualizar cómo te ves con respecto al hecho de delegar en el futuro.

Cierra los ojos un segundo y piensa: «¿qué tareas te ves haciendo en el futuro y cuáles no te importaría delegar para siempre?».

Ahora vamos a ver cómo hacer real lo que, de momento, solo ha sido una visión o sensación en tu mente.

Mi primera recomendación es que comiences grabándote a fuego en tu cabeza la siguiente idea:

No eres superhéroe. No delegar te va a llevar directamente a ese estilo de vida del que huyes.

Y hasta que no te mentalices de esto, tu proyecto no podrá crecer de la manera que tú quieres.

Excusas para no delegar

Si lo piensas fríamente, delegar no es más que un paso más, natural y lógico en tu emprendimiento. Estoy segura de que estarás de acuerdo conmigo en las siguientes ideas:

1. Si un negocio unipersonal no delega, al final, muere

Solo existe una única manera de no tener que delegar en tu proyecto, que no crezca. Si tu proyecto crece, antes o después, vas a necesitar un equipo. Un equipo no es solo una necesidad, sino una manera de disfrutar creando una tribu en torno a tu pasión.

2. Nos cuesta delegar porque nos ponemos excusas y nos las creemos

Al creerte tus propias excusas estás tranquilo. Te dices a ti mismo que no puedes hacer nada más porque no sabes, no se te da bien o es imposible en tu caso. Alguna de esas excusas pueden ser algo real y fundamentando pero, en su mayoría, solo esconden miedos.  Mi objetivo es que después de leer este post, puedas verlo de esta manera.

Estas son algunas de las excusas y miedos clásicos que nos cuenta esa vocecita incordiosa cuando nos decidimos a salir de la zona de confort para empezar a delegar.

1. Pensamos que somos únicos: creemos que nadie más que nosotros, puede hacer bien nuestras tareas.
2. Nos cuesta relajarnos y confiar en otros: cuando el destino de nuestros proyectos está en manos ajenas, tendemos a sentirnos tensos e intranquilos porque perdemos esa sensación de control tan preciada.
3. Pensamos que no tenemos tiempo para delegar: si no te da la vida y no sacas tiempo para nada, ya tienes una razón de peso para pararte y delegar. Todo será distinto una vez lo hagas. Si lo alargas indefinidamente, cada vez será peor.
4. No nos creemos capaces de afrontar nuestros miedos: miedo a no conectar con las personas del equipo, miedo a que nos engañen, miedo a perder el control.
5. Pensamos que no tenemos dinero: si te has dicho alguna vez que ya delegarás más adelante es que no te has parado a pensar que delegar ya puede ahorrarte cientos de euros. Con mi anterior proyecto pasé incontables horas diseñando mi web y nunca obtuve un resultado profesional. Con el nuevo proyecto, la he delegado desde el principio.

Y por si esto no te parece suficiente razón, piensa en esto…

Si paso a euros el número de horas invertidas en hacerlo todo yo sola, la cifra sería realmente astronómica. Todas esas horas podría haberlas invertido en crear productos que monetizar.

Si vas a montar un negocio online, tu obsesión tiene que ser la rentabilidad. Libérate y aprende a delegar en otros.

¿Cómo empezar a delegar paso a paso?

Después de este chapuzón de ideas, ¿crees que detrás de tu resistencia a delegar puede haber algún miedo esperando a ser afrontado? En ese caso, vamos a adentrarnos ya en la parte más práctica.

Paso 1. Recopila ya todo lo que puedan necesitar las personas en que delegues

Aunque quizás en estos momentos aún no vayas a delegar, comienza a preparar ya información al respecto, porque esto marcará enormemente la diferencia cuando llegue la hora de hacerlo.

Te propongo abrir ya en tu ordenador una carpeta llamada «delegar» y crear dentro de ella un documento de texto para registrar procesos y recoger todo lo que necesites pasar a tu futuro equipo.

Dentro de esta carpeta también podrás almacenar subcarpetas con recursos como fotografías, logos o tablas básicas para el día a día de tu proyecto.

Te aseguro que tener todo esto convenientemente registrado, llegada la ocasión, será oro puro para ti y tus colaboradores. Te permitirá delegar con efectividad, ahorrando muchas horas y evitándote un estrés innecesario.

Te dejo una propuesta de check list sobre todo aquello que te conviene tener convenientemente registrado para cuando llegue el gran día.

1. Tus principales productos y servicios: nombre, problemas que solucionan, precios, métodos de entrega, posibles problemas técnicos en la entrega, métodos de pago admitidos, soporte del producto, etc.
2. Documento con dudas más comunes del soporte: ve creando ya este documento, poco a poco. Una vez delegues, puedes pedir a tu equipo que continúe con la tarea.
3. Crea una lista de control: debe registrar, paso a paso, las tareas incluidas en tus procesos de ventas.
4. La gestión de tu programa de afiliados: nombre de los afiliados más habituales, productos, precios, comisiones, guía para enviar a interesados en afiliarse, datos de acceso a plataforma o paneles de afiliados.
5. La gestión de las Redes Sociales: abre otro apartado en este documento para explicar a tu equipo cómo vais a gestionar las RRSS, qué herramienta de automatización vais a utilizar, etc.
6. La gestión de archivos conjuntos: comienza a crear ya esos archivos en Google Drive para compartirlo con tu equipo cuando llegue el momento. Ejemplo: tabla recopilatoria de tus post, tabla de autores invitados, tabla con acceso a link de afiliados, calendario editorial, etc.
7. Recursos útiles: crea un manual de marca que incluya tus tipografías y logos y una carpeta con fotografías tuyas y tu minibiografía para enviar a otros colaboradores.

Ahora ya con esto claro, podemos pasar al siguiente punto.

Paso 2. Detecta tu estilo al escribir y comunicarte

Seguramente te preguntarás cómo afrontar ese momento en que  dejas de ser tú quién se comunica siempre con tu comunidad y comienza a hacerlo otra persona.

Algo que me suelen preguntar a menudo es si al delegar, por ejemplo la gestión del correo electrónico, el nuevo miembro del equipo debe contestar en primera persona o escribir como si realmente fuera el «fundador» del proyecto.

Desde mi punto de vista, es más recomendable y natural que la nueva persona se presente y desarrolle su propio estilo de escritura con tus lectores y clientes. Eso sí, creo que es fundamental que tú mismo detectes cuál es tu estilo y se lo transmitas al asistente.

1. ¿Cuando escribes te comunicas de un modo formal y protocolario o informal y cercano?
2. ¿Sueles ser muy descriptivo o eres conciso y vas al grano?
3. ¿Hay algo característico o reseñable en tu modo de expresarte?

Una vez lo detectes, informa a la persona de tu estilo comunicativo y pídele que mantenga su esencia para que no resulte forzado.

¿Quieres un ejemplo práctico?

Cuando comencé como asistente en Inteligencia Viajera mi estilo era muy diferente al de Antonio.

Él se comunica de una manera muy fresca, bastante informal y coloquial. Suele ir bastante al grano, mientras que a mí me gusta mucho recrearme en las palabras y dejarme llevar por cierto estilo «literario formal».

¿Qué sucede cuando se unen una amante de las descripciones y los adjetivos con un amante de lo conciso al que no le importa incluso meter algún taco?

Pues no pasa absolutamente nada.

Porque rápidamente me puse en marcha para adoptar un termino medio: menos adjetivos, frases más cortas y las descripciones, mejor para los libros.

Como todo en la vida, la practica va haciendo al maestro, pero el maestro no se enterará de nada si ni siquiera tú te has parado a definir tu estilo.

Paso 3. Recoge de un modo claro tu contenido y tu propia historia

Uno de los puntos claves al incorporar a una persona a tu equipo es lograr que conecte fuertemente con tu historia; que sepa quién eres y de dónde vienes.

No subestimes ni te saltes esta parte porque será fundamental para el desempeño de su trabajo.

En este punto te recomiendo:

1. Crear una tabla de excel con todos los post publicados para facilitarle acceder a ellos.
2. Contarle claramente cuáles son tus categorías y etiquetas para que conozca desde tu punto de vista el porqué de la estructura y temáticas.
3. Asegurarte de que conoce tu historia y filosofía sugiriéndole acceder a ciertos post o vídeos. Así podrá conectar tu historia, problemas del pasado y soluciones con sus respuestas a lectores y clientes.

Solo con esto, le estarás facilitando mucho su labor.

Paso 4. Desmenuza a fondo tus procesos

Informa a tu equipo de cómo gestionar los procesos en las siguientes áreas:

Round post

• ¿Respondes tú mismo las preguntas o las contestas y pides que transcriban y mejoren?
• ¿Tienes ya una tabla para recopilar estas colaboraciones?
• ¿Podrías reciclar algunos para otros round post?

Post de invitado

• ¿Lo delegarás en un asistente, en un experto en copy o en diversas personas especializadas en distintas áreas como soporte, SEO, redacción, etc?
• ¿Existe ya una guía de estilo para orientar a los autores?
• ¿Maquetará los posts el equipo o el autor invitado?
• ¿Qué temas admitirás?
• ¿Cuántos aceptarás al mes?

Afiliaciones

• ¿Con qué plataformas de afiliados trabajas?
• ¿Existe un calendario de afiliaciones?
• ¿Dónde almacenas los enlaces de afiliados?

Finanzas y administración

• ¿Hay alguien ocupado de la parte administrativa, legal y financiera?
• ¿Qué método de pago usas?
• ¿Con qué programa se hacen las facturas?
• ¿Dónde se ubica tu negocio?
• ¿Crearás y delegarás informes mensuales?
• ¿Tienes una tabla de ingresos y gastos?

Gestión del feedback de lectores y clientes

• ¿Cómo se almacena este feedback?
• ¿Existe alguna encuesta?
• ¿Cuáles son las preguntas claves que haces a tus lectores?
• ¿Cuáles son sus principales problemas, bloqueos y sueños?
• ¿Qué soluciones aportas a esos problemas?

Cuánto más subdividas cada tarea, más eficaz serás en la ejecución y más motivado te sentirás al notar que avanzas.

Paso 5. Crea tu propio sistema de plantillas

Imagina que recibes la petición de un suscriptor pidiéndote que le des de baja en la newsletter. A los cinco minutos recibes otro email en el que un blogger te pide tu biografía y foto para incluir en un round post. Un poco después, un cliente te pregunta una duda sobre el método de pago de uno de tus infoproductos.

En los tres casos puedes decidir que la próxima vez que suceda, solo tengas que seleccionar en un clic una plantilla previamente diseñada, guardada y la tarea estará realizada.

Quizás tengas que cambiar el nombre o añadir algo; pero, en cualquier caso, ahorrarás mucho más tiempo que si vuelves a redactar esas respuestas desde el principio.

A lo largo de este año y medio en que el volumen de correos recibidos en Inteligencia Viajera cada vez era mayor, vi en las plantillas mis grandes aliadas para poder seguir realizando un soporte de calidad y contestar a todos.

En este tiempo he semiautomatizado respuestas de todo tipo sin que esto nunca supusiera ofrecer una respuesta demasiado fría.

Las plantillas te permiten contestar emails mucho más rápido pero seguir personalizando tus respuestas. Al final, el secreto está en el equilibrio y, por supuesto, en leer con calma lo que tus lectores te cuentan.

Si empiezas a diseñar ya estas plantillas, facilitarás enormemente el trabajo a tu equipo, te ahorrarás el tiempo que ellos tardarían en crearlas y podrás delegarle  otras tareas importantes.

Tres acciones claves para procesos de delegación exitosos

Ahora quiero compartir contigo seis acciones que te convendrá tener en cuenta para llevar a cabo tu proceso de delegación sin incidentes. ¡Vamos a ello!

1. Medir los tiempos de cada área de tu negocio

Antes de delegar, mide tú mismo el tiempo que te requieren tus tareas con una herramienta como Toggl, así tendrás una referencia fiable antes de delegar.

2. Comunícate con eficacia

Ten en cuenta estas 3 observaciones a la hora de empezar a trabajar con una persona.

• Habla sin tapujos sobre el precio, las horas o el periodo de adaptación. ¿Vas a pagar por horas, por proyectos, por objetivos, de manera mixta?
• Comunícate sin miedo desde el principio con tu equipo, de manera abierta y sincera. Dile a ellos que hagan lo mismo contigo.
• Obligaros a ser concretos para que el trabajo pueda fluir mejor. Reserva un espacio, en otros momentos, para la charla informal.

Es normal que al principio te dé «corte» decirle algo, pero cuanto más claros seáis, mejor para todos.

3. Decidir con qué tareas te quedas

Y un apartado importantísimo, debes decidir qué sigues queriendo hacer tú.

• Párate y hazte una visión de conjunto de tus tareas para analizarlas y clasificarlas.
• Define cuáles son esas tareas que sólo puedes hacer tú como redactar tu historia o crear un ebook.
• Define las tareas que menos te gustan, las que te llevan más energía, las que peor se te dan, las más delegables, etc.

En resumen: controla con cabeza todos los procesos que existen en tu negocio, para que puedas delegar con criterio.

Consejos para contratar un asistente virtual

Quiero seguir compartiendo contigo más consejos concretos sobre el proceso de contratación de asistentes virtuales. Recuerda que puedes empezar a tomar acción en gran parte de estas recomendaciones, vayas a delegar ahora o en el futuro.

1. Antes de dar una orden, pon orden

Ten claro que todo empieza en ti:

• Antes de empezar a dar instrucciones a tu equipo, necesitas un tiempo para ti. Cuanto mejor definidas estén tus tareas, más fácil será todo el proceso.
• Además de tener claras tus distintas tareas y áreas, no debes olvidarte de eliminar las que ya no tengan sentido o aquellas que puedas completar tú mismo en poco tiempo.
• Antes de delegar, automatiza lo que puedas. Recopila cada post que escribas en una tabla y crea autolistas utilizando herramientas como Metricool, etc.
• Prepara un documento claro y definido sobre todo lo qué necesitas delegar.
• Define objetivos, tareas, instrucciones, límites y plazos. Todo de la manera más concreta posible.

Todo lo que puedas gestionar y solucionar en este punto, supondrá una mejor gestión del tiempo en general.

2. Aprende a gestionar tus creencias

Incorporar a alguien en tu equipo, implica que te tienes que esforzar en…

• Aprende a confiar o delega aunque te cueste. No dejes de aprender por el camino.
• Aprende a expresar claramente lo que quieres.
• Aprende a motivar, liderar y trabajar en equipo.
• Aprende a repartir responsabilidades y decisiones.

Aunque ahora todo esto te pueda parecer secundario, es muchísimo más importante de lo que puedas pensar. De aquí dependerá gran parte del éxito del equipo que estás formando.

3. Mantén el foco en las ventajas

Sé que delegar, cuando estás rodeado de tareas y con mil cosas que implementar, puede llegar a suponer un esfuerzo y casi seguro que te sentirás tentado a procrastinar una y otra vez. Cuando te suceda esto, mantente motivado recordando todas las ventajas de contar con otras personas en tu equipo:

• Más tiempo libre y mayor posibilidad de dedicarte a tareas realmente importantes y gratificantes para ti.
• Una nueva perspectiva en tu negocio.
• Nuevas habilidades, talento y creatividad al servicio de tu proyecto
• Tu proyecto no dependerá solo de ti para prosperar.

Y piensa, que delegar, siempre implica crecer y avanzar, que es la prioridad de cualquier proyecto.

4. Ten en cuenta estos aspectos claves

E intenta tenerlos siempre presentes.

1. Aunque te urja o estés muy agobiado, no corras: delegar sin parar a reflexionar ciertos aspectos claves sería un error. Al final, tendrás que dedicarle más tiempo a corregir aquello que no funcionó por ir demasiado rápido.
2. Tomate el tiempo necesario para buscar un perfil adecuado y complementario: todos podemos equivocarnos pero, si lo haces bien ahora, tienes muchas posibilidades de evitar tener que realizar en poco tiempo varios procesos de selección y periodos de adaptación.
3. No des nada por sentado: aunque todo parezca fluir, no pierdas de vista el hecho de que estáis cada uno a un lado de la pantalla y la comunicación es vital. Cuídala a diario, expresa tus prioridades y no pretendas que la otra persona adivine qué quieres y cómo lo quieres sin decírselo.
4. Optimiza la comunicación: daos permiso para decidir establecer entre vosotros una comunicación siempre amigable pero que, de manera progresiva y a medida que os conozcáis, pueda ser cada vez más clara, concisa y al grano. Como he comentado antes, establece otros momentos fuera del día a día para la comunicación más relajada e informal.
5. No partas de cero: ten en cuenta que si llevas a cabo todas las tareas que estoy proponiéndote en este post, el proceso de adaptación durará mucho menos que si no lo haces.

Si partes de cero, calcula que como mínimo, tendrán que pasar unos dos meses a lo largo de los cuáles tendrás que responder preguntas y dedicarte a este tema; ese es el tiempo que antes no dedicaste.

5. Ten claro cómo valorarás el tema de la disponibilidad a largo plazo

Como vengo contándote a lo largo de todo el artículo, pararte a reflexionar, determinará en gran medida, el éxito en tu proceso de delegación.

Como última recomendación (antes de pasar a contarte cómo fue el proceso de selección en Inteligencia Viajera), te invito a pensar como valorarás, en tu caso,  la disponibilidad a largo plazo de la persona o personas de tu equipo.

Te cuento mi ejemplo propio.

He trabajado un año y medio con Antonio y, después de mucho reflexionar y viendo que era imposible ignorar mi propia llamada emprendedora, decidí dejar el proyecto.

Inteligencia Viajera es un proyecto en constante crecimiento, y me di cuenta que tenía que tomar una decisión y ser realista: o implicarme aún más horas en Inteligencia Viajera o poner el foco en mi proyecto propio, reduciendo mi tiempo de trabajo para otros.

Si tu proyecto no para de crecer y todo apunta a que vas a necesitar a personas que dediquen bastante tiempo a tu negocio, será interesante que busques un perfil que no sea como el mío. Es decir, alguien que tenga como objetivo integrarse en un equipo, trabajar para otros y no centrarse en su propio emprendimiento.

En cambio, si tu proyecto aún no necesita un  equipo muy grande y, las horas que ofreces son menores, no tendrás que preocuparte tanto por este aspecto pues podrás contar con alguien que aunque de perfil emprendedor, pueda dedicar parte de su tiempo al tuyo.

Otra opción es optar por la especialización y contar con varias personas que disfruten al máximo y sean expertas en una temática concreta:

• Un profesional del SEO.
• Otro del copy.
• Alguien para soporte a clientes.
• Un experto en redes sociales.
• Etc.

Sé que esto no es sencillo, que no podemos adivinar el futuro y que ambos perfiles (con proyecto propio y sin él) pueden aportar aspectos positivos a tu negocio. Incluso puedes guiarte por una decisión personal: preferir trabajar con varias personas o centrar todo en un par de perfiles para no tener que gestionar un equipo tan grande.

En el otro lado de la moneda, decidir trabajar con más personas pero que sean realmente especialistas, que tengan foco y motivación máxima en esas tareas. Busca que vengan ya formadas.

Todo parte, no obstante, del mismo comienzo y aunque corra el riesgo de que me llames pesada: párate a reflexionar antes de tomar acción.

El proceso de selección en Inteligencia Viajera

Imagina que tu carpeta llamada «Delegar» ya tiene lo esencial para pasarlo a tu nuevo equipo. Tú ya tienes claro lo que quieres, ¡el momento de pasar a la acción ha llegado!

Voy a contarte cómo lo hicimos Antonio y yo, paso a paso, para que puedas inspirarte, aclarar dudas y ponerte en marcha sin más.

Paso 1. Quiero trabajar con vosotros

Una vez comuniqué a Antonio, la decisión de dejar de ser su Guardaespaldas, lo primero que hicimos fue recurrir a una tabla que ya habíamos ido elaborando previamente, donde recogía cada vez que llegaban, las solicitudes de las personas que querían trabajar en Inteligencia Viajera.

Me puse en contacto con los miembros de esta tabla, para contarles que íbamos a lanzar próximamente una oferta y queríamos saber si seguían interesados.

Paso 2. Comenzamos a preparar la oferta

El siguiente paso consistió en reflexionar sobre cuál era el perfil que íbamos a demandar deteniéndonos en los siguientes puntos. Todos ellos debían estar convenientemente expresados y aclarados en el documento con la oferta.

1. ¿Queremos un perfil multitarea o especialización?
2. ¿Preferimos a alguien más técnico o más creativo?
3. ¿Qué tipo de tareas mecánicas y recurrentes queremos delegar?
4. ¿Cuantas horas queremos contratarle: 15, 20, 40 horas al mes, a la semana, etc?
5. ¿Es real la estimación de horas?, ¿pedimos demasiadas para las horas que especificamos o nos quedamos cortos?
6. ¿Las tareas que proponemos se van a implementar ya o se harán poco a poco a lo largo de los meses?
7. ¿Cuáles son las condiciones económicas? ¿Se pagará por horas, por proyectos?, ¿Expresaré el sueldo en bruto o en neto?, ¿tiene claro la persona que va a trabajar conmigo como es el sistema de impuestos en su país y cuanto le llegará finalmente?
8. ¿Cuál es tu zona horaria: te importa que esté en otra zona horaria o prefieres que estéis en la misma para que coincida contigo y con otros miembros del equipo?

Cuanto más definas el perfil que quieres, más sencillo será dar después con la persona ideal.

Paso 4. Decidiendo si el proceso de selección será interno o abierto

Las posibilidades de realizar un proceso de selección son amplias. Puedes publicar tu oferta en tu blog, en tu newsletter, en tus redes sociales o no hacerlo. No hay normas específicas: tú decides.

En nuestro caso, decidimos hacer un proceso de selección interno.

Contactamos con las personas que ya anteriormente habían expresado su interés en unirse al equipo y decidimos, en un primer momento, no publicar nada en abierto.

Teniendo en cuenta todo lo que había que implementar, trabajar para dejar el proyecto listo y realizar el cambio con las menores consecuencias para el proyecto, decidimos que esto era lo mejor. Afrontar  una selección en abierto y procesar cientos de solicitudes se hacía inviable.

Sin embargo, tras una charla de Antonio con su amigo Ángel Alegre, creador de Vivir al Máximo, sobre su propio proceso de selección, surgió la posibilidad de abrir la oferta a su propia lista de candidatos.

Finalmente, Ángel nos propuso publicar la oferta a través de un post en su perfil de Facebook.

De esta manera recibimos nuevas solicitudes de personas que habían visto la oferta y terminamos preseleccionando a 11 personas. En el siguiente punto te explico para qué.

Paso 5. Decidiendo formar a los candidatos previamente. Una decisión controvertida pero meditada

Durante un año y medio, Antonio y yo habíamos trabajado a diario, codo con codo, para implementar un sistema, adaptarnos el uno al otro y sacar adelante un proyecto en constante crecimiento.

Ya habíamos pasado por el periodo de adaptación, habíamos creado un sistema elaborado de plantillas, ya me había formado y reciclado continuamente en aplicaciones y conocimientos de todo tipo, había salido mil veces de mi zona de confort y habíamos vivido juntos todo tipo de experiencias en equipo.

Por tanto, lo que buscábamos en este caso, no era empezar de nuevo. Antonio ya había invertido tiempo y dinero en mi formación y queríamos que mi salida del equipo no supusiera una vuelta atrás. ¿Tiene sentido, no?

Por otro lado, queríamos encontrar una manera de realizar un filtro «a lo grande» e incluir en el proceso de selección solo a aquellos candidatos realmente comprometidos con el proyecto y con ganas de formarse.

Por todos estos motivos, tomamos la siguiente decisión: yo crearía un programa completo que recogiera todo lo aprendido en ese año y medio. Realmente era muchísimo y llevaba cientos de horas de trabajo detrás.

Decidimos que para poder optar al puesto, sería requisito imprescindible adquirir este curso y formarse durante unas semanas, mano a mano conmigo, limitando el número de plazas a unas 10-11.

De esta manera conseguíamos tres cosas:

1. Formar a la persona seleccionada: reduciríamos el proceso de adaptación y, facilitaríamos al máximo su entrada al equipo. Así no se sentiría perdido en un proyecto complejo.
2. Reinventar a otros asistentes virtuales: así los que no consiguieran el puesto, podrían acceder a estos contenidos a un precio más de 3 veces inferior al real.
3. Crear una bolsa de trabajo:  era la mejor forma de ayudar a todas las personas que finalmente no accedieran al puesto. Podrían entrar en equipos de otros knowmadas interesados en delegar.

Si te soy sincera esta decisión fue algo polémica. Algunas personas se enfadaron por considerar que era abusivo «hacer pagar» 100 euros a personas que iban a optar al puesto, pero que posiblemente,  no lo consiguieran.

Lo cierto es que era una apuesta arriesgada y algo realmente atípico; pero Antonio y yo estábamos muy tranquilos puesto que no lo veíamos así.

Sinceramente, me hubiera encantado cuando entré a trabajar con Antonio, poder tener a mi disposición a una persona que me guiara, me mostrara tutoriales y herramientas que no conocía, me animara a superar mis creencias limitantes y me acompañara en mi proceso de reinvención.

Un curso de estas características me hubiera ahorrado muchas horas ante la pantalla, hubiera reducido a mínimos mi proceso de adaptación y me hubiera enseñado cosas que tardé bastante en averiguar por mi misma. Desde el principio, respetamos todo tipo de opiniones pero, vimos un claro win – win en esta decisión, como finalmente nos expresaron los alumnos.

La experiencia del curso fue fantástica y realmente gratificante. Resultó un gran placer acompañar a estas 11 personas durante varias semanas, poniendo en ello todo mi cariño e ilusión.

Ahora, seguimos en contacto y me complace ver como van creando su camino y llevando a la práctica las enseñanzas de un curso que partió de una decisión nada sencilla, pero necesaria.

Paso 6. Elegimos a 3 personas para las pruebas de selección

Durante varias semanas pudimos conocer a los 11 candidatos, planteamos ejercicios en el grupo de Facebook, enviamos material, abordamos temáticas prácticas y otras relacionadas con el mindset.

Finalmente, escogimos a 3 candidatas para pasar a la siguiente fase: una semana de practicas pagadas que terminaría con la selección de la persona elegida.

Paso 7. Criterios  a valorar y tipos de pruebas

Te cuento los aspectos que valoramos de los candidatos:

• Soltura en nuevas tecnologías y conocimiento del mundo blogging.
• Actitud proactiva y positiva.
• Conexión con la filosofía del proyecto.
• Ganas de quedarse a largo plazo.
• Habilidades: redacción, edición de vídeo, manejo de herramientas.
• Puntos fuertes: empatía, capacidad de orientar a la venta, contactos, etc.

Te cuento las pruebas que realizamos en las practicas pagadas:  

• Redacción de post durante 5 horas: maquetación, SEO, imágenes.
• Contestar correos reales en Helpscout durante una hora.
• Crear facturas reales de afiliaciones durante media hora.
• Manejo de encuestas durante una hora.
• Edición de entrevistas en vídeo durante 2 horas.
• Diseño de un Plan de acción en Redes Sociales durante una hora.

Te cuento más detalles de la metodología de las pruebas:

1. Seleccionamos correos reales de distintas categorías: valoramos diversos parámetros (estructura, redacción y aplicación real). También valoramos el tono,  si impulsaban a la acción y si de ellos se mostraba conocimiento del proyecto.
2. Nos comunicábamos en tiempo real: en el caso de las pruebas del correo y los pagos de afiliados, fijamos citas individuales vía hangout con cada candidato. La metodología era que yo las saludaba, les daba las instrucciones de la prueba, aclaraba sus dudas y después, desconectaba vídeo y audio.
3. También por instrucciones programadas: para el resto de pruebas no nos vimos en persona. Les mande las instrucciones vía audio y les informé de la hora a la que debían enviarme un email con el resultado. En el caso de la redacción del post, directamente cortamos el acceso a la edición del mismo a la hora acordada.
4. Desenvolvimiento personal: para el pago de afiliados valoramos cómo se desenvolvían en Sendowl, Quaderno y en los correos de comunicación con los afiliados reales. Los correos se dejaban en modo borrador y luego yo los revisaba antes de enviarlos. Siempre, eran casos reales y nada ficticios.
5. Planes estratégicos para el proyecto: para el plan de acción en redes sociales, les pedimos que ellas mismas, definieran un objetivo. Cada una desarrollaría su plan anual estratégico en una red distinta (LinkedIn, YouTube y Twitter). En este caso valoramos (objetivo, diseño, extensión, conocimiento de la red, redacción y formato).
6. Criterios de valoración del post: aquí valoramos la temática, enfoque alineado o no con el proyecto, estructura del texto, coherencia de la estructura, uso de encabezados, redacción, fotografías, snippet, SEO, maquetación y enlaces internos.
7. Realizar una encuesta: tenían que resumir en un concepto simple, uno o dos problemas de los lectores que estaban explicados en grandes párrafos.

Como ves, eran pruebas muy completas, en las que tenían que desarrollar distintas habilidades.

Paso 8. ¡Cambio de planes! Incorporamos a dos personas al equipo

Después de las pruebas, Antonio y yo nos tomamos unos días para hacer balance con calma y puntuar las pruebas. Fue un proceso complejo que llevó bastante tiempo. ¡Y eso que la oferta no se lanzó en abierto!

Además del resultado de las pruebas, reflexionamos con calma sobre los distintos puntos fuertes o débiles de las candidatas y tratamos de verlo todo con perspectiva. El resultado de todo este intenso proceso y balance, fue la decisión de incorporar a dos personas al equipo y no solo a una como pretendíamos al principio.

¿El motivo? Las dos eran muy buenas pero distintas y complementarias. Nos fue imposible quedarnos solo con una.

Además, Antonio se dio cuenta de que la gestión del equipo era una necesidad en el proyecto. Así que una de las chicas se ocuparía también de algo que no habíamos incorporado a la oferta inicial.

Paso 9. Proceso de adaptación y soporte con Esther y Esmeralda

Pese a que habíamos formado a nuestras candidatas con el curso y les habíamos mostrado el proyecto por dentro a través de las pruebas, se hacía necesario acompañarlas durante varias semanas más. A lo largo de ese tiempo, hubo varias reuniones con vídeo entre nosotras y ellas pudieron plantearme dudas por correo y audio.

De este modo, iniciamos el camino hacia un nueva etapa para todos.

¡Aquí va un empujón! Bolsa de empleo de Asistentes Virtuales

Además de todo lo que ya te he contado, tengo una buena noticia. Con este post, lanzamos oficialmente nuestra bolsa de Empleo de Asistentes Virtuales, un documento vivo que irá creciendo poco a poco.

El objetivo de esta lista es ofrecer el contacto de profesionales interesados en ofrecer sus servicios y ponerlo a disposición de otros knowmadas que busquen un equipo de confianza en quien delegar.

¡Ahora es tu turno!

¿Qué primer paso vas a dar hoy para empezar a delegar mañana?

Fotografía Shutterstock: silueta de un equipo de trabajo trabajando de forma sistemática y esforzándose por llegar al final.